Cuando era una estudiante de ingeniería, en el primer semestre, recuerdo a todos mis compañeros diciendo sobre la clase de redacción, “parece la escuela, con español, si eso no lo usaremos en la carrera”. Y así se mantenía un cuórum hasta el punto de desestimar totalmente aquellas clases que no fueran necesariamente técnicas, como las relacionadas a las físicas y matemáticas. Para mí quedó bastante claro que la mayoría de mis colegas estaban más interesados en que su paso por la educación formal fuese meramente para otorgarles herramientas y conocimientos para ejecutar sus trabajos y resolver los problemas a través de cálculos y lógica numérica.

Esta situación de la pandemia COVID, dentro de tanto, a los que nos mantenemos en el mundo de la gestión de proyectos, nos ha dejado en evidencia que los profesionales no estamos hechos de piezas como una máquina, sino, que estamos hechos de carne y hueso, con pensamientos, sentimientos, opiniones, posturas y que, sobre todo, seguimos siendo humanos que tienen la inmensa virtud de adaptarse al cambio para sobrevivir. Estas habilidades de adaptación, de contacto humano, de liderazgo, de comunicación, de organización, son posibles de desarrollar si diversificamos nuestras fuentes de aprendizaje y nos abrimos ante nuevas formas de educación, y ya de por sí, querer adaptarse es irse adaptando.

Mi interés por la redacción técnica inició cuando realizaba la cumplimentación de formularios de proyectos de sustitución de bombillos convencionales en viviendas rurales, leyendo y escribiendo extensos listados de beneficiaros, que, por sí mismos, no decían mucho, pero que una vez que se procesaban en las tablas dinámicas cobraban vida y se agrupaban, contaban historias que no estaban siendo contadas en los reportes que entregaba la empresa a las direcciones técnicas, quienes tenían serios comentarios sobre la calidad de los informes y la trazabilidad de la información.

Entonces empecé a preparar informes que mostraran los datos de manera coherente y fácil de entender, tablas resumen con la información que se considerara más relevante, explicaciones concisas, gráficos que comunicaran de manera rápida el impacto que se estaba (o no) logrando, mapas con las ubicaciones, rangos de edades, géneros, fotografías que dijesen más que mil palabras. Es el día de hoy y aún sigo aprendiendo a hacer todo eso. Es que es tan complicada la simpleza.

He tenido la enorme ventaja con mi personalidad curiosa de querer aprender de todo lo que tuviera al alcance, desde música hasta diseño gráfico, costura y debate. Esta condición multidisciplinaria me ha facilitado organizar mis ideas y esquematizar mi estilo de trabajo bajo estándares de numerosas referencias, adaptando herramientas de otras disciplinas al entorno del ciclo de vida de los proyectos, y facilitando a colegas, que tal vez no han tenido mis mismos antecedentes, documentos de guía, e incluso, plantillas de informes.

Es por eso que escribo este artículo, para compartir un par de ideas sobre la posición de la redacción técnica en la gestión de proyectos, también, como una intención de dar mayor visibilidad a una rama de las carreras STEM que ha sido desestimada en la región, al menos desde mi percepción, pero que comprende un alto nivel de cualidades que sin duda servirán como herramienta de gestión y superación profesional a quien se decida por desarrollarla.

Si bien no existe una carrera meramente para redacción técnica como lo hay para literatura, por ejemplo, existen muchos cursos libres en diferentes universidades y es, además, una asignatura dentro de todas las carreras universitarias. Sería muy interesante poder aplicar a una carrera de redacción técnica como tal, sobre todo si tomamos en cuenta todas las disciplinas y herramientas que en sí conlleva para ejecutarse, porque si es una habilidad, sería más bien una “habilidad de habilidades”.

A nivel de idioma, se pueden desarrollar todas las materias referentes a ortografía, gramática, dialéctica. También incluye técnicas de comunicación, de estilos de escritura, de diagramación y edición. Se desarrollan habilidades estadísticas (desde mi punto de vista, de las más relevantes), para analizar los datos; habilidades gráficas para poder presentarlos, y de paso crear documentos de alto contenido visual. Entrando en el campo visual, los planos descriptivos los podrían leer y editar los redactores, para formatearlos y “traducirlos” a un texto, o introducirlos en un documento. Para esto se necesitan nociones sobre el dibujo técnico, 2D y 3D, algo que ayuda a expandir la visión del mundo. Dentro de esta visión espacial, incluimos la elaboración de mapas y la georreferenciación, que consolida habilidades gráficas, técnicas, estadísticas y de programación.

Y si todo esto suena a un súper poder, es porque todos los oficios lo son. Necesitamos cada día más profesionales integrales, que estén en contacto con ambos hemisferios del cerebro y sean capaces de mantener posturas coherentes. Y aquí entra una interrogante, ¿qué es más eficiente, entrenar a un técnico en lo humanista o a un humanista en lo técnico? Estoy clara que se puede ser ambos y que muchos profesionales tienen la virtud de serlo. Pero también debemos reconocer que ha sido una brecha abierta que incluso divide y categoriza las carreras por facultades con una cartera de carreras relacionadas en una u otra área.

¿Que un ingeniero aprenda psicología es más sencillo que un psicólogo aprenda ingeniería? No lo sé. Ambas carreras son complejas. Sé que se puede ser ingeniero psicólogo o psicóloga ingeniera, las dobles titulaciones también están a la orden del día. Pero este debate lo abro para enfocarlo en la gestión de proyectos, para preguntarnos ¿capacitamos a todo nuestro personal en redacción técnica o abrimos una oficina de redactores que se dediquen a ello, dejando así los ingenieros que ejerzan totalmente su operatividad regular?

Lo primero y lo segundo. En mi opinión ambas maneras son necesarias. En diferentes grados. Es fundamental capacitar a todas las personas involucradas en los proyectos, desde todos los niveles, en redacción. Ha sido una debilidad latente que he notado en diferentes centros donde he laborado (públicos y privados), y si bien se podría criticar al sistema educativo por esto, he visto profesionales de instituciones de alto nivel que aún tienen algunas deficiencias en su estilo de reportería. No estoy hablando de que “no sepan escribir”, es que la escritura técnica y creativa es una habilidad adicional que se tiene que desarrollar, más allá de la ortografía.

Que a todos los niveles el personal de proyecto cuente con herramientas que le faciliten realizar sus reportes sería de gran ayuda al ciclo de gestión, pues minimizaría el tiempo del coordinador o del gerente para consolidar, revisar, editar, formatear y presentar la información a los entes que lo solicitan. Incluso, se podría delegar al miembro del equipo que mejor lo haga y dar cierta autonomía en el proceso de comunicaciones. Esta autonomía es muy valorada dentro de las metodologías ágiles, así que también nos podríamos apoyar en esta cualidad para tener una transición de estilos de gestión que limite la burocracia y restricciones de acceso y divulgación de la información una vez que exista seguridad y confianza en la calidad de lo que se presente.

La capacitación del personal generalmente no es a un nivel extensivo, sino muy pragmático. Por esto también es necesario contar con un encargado de redacción o una oficina de informes, en donde sí se manejen a detalle y con experticia todas las disciplinas relacionadas a la presentación de la información. Es importante que consideremos un puesto similar dentro de nuestros equipos de trabajo, porque funge como un filtro de gestión y seguimiento de las actividades.

Los informes son la cara del proyecto, en donde se recopilan todos los avances, retrasos, logros, lecciones aprendidas, recomendaciones, y donde se cuenta la historia de lo que está sucediendo en sitio, lo que sucedió, lo que vendrá. Si existe una persona capaz de mantener el orden y la coherencia entre toda la documentación que se genera en un proyecto, facilitaría la operatividad del resto de involucrados, permitiéndoles dedicarse enteramente a lo que saben hacer mejor. El tiempo que muchos ingenieros se toman en consolidar la información del día y presentarla, lo podrían ocupar en trabajo proactivo, más que reactivo.

Invertir en personal y calidad humana es uno de los pilares de las metodologías de trabajo modernas, así que es importante que tengamos presente que muchas veces una persona, o un número de personas (en dependencia de la carga de trabajo) apoyaría mucho dentro del ciclo de gestión y nos garantizaría contar con informes de calidad que se puedan presentar orgullosamente a cualquier entidad, que podamos cobrar a tiempo y no hayan retrasos en los pagos por no contar con documentos aprobados, que tengamos fácil acceso a nuestra propia información organizada, que exista trazabilidad de las actividades y de las comunicaciones, que se den seguimiento a las matrices de responsabilidades, de interesados, de comunicaciones, de resultados.

Quedaría un último tema pendiente, que sería la estandarización de la documentación. Cada responsable de redacción podría proponer plantillas de informes estandarizados para todas las actividades que se realizarían, así como formatos de control y seguimiento que sirvan de soporte para el monitoreo de los proyectos. Podemos referirnos y utilizar guías internacionales, aunque es más eficiente contar con nuestros propios procedimientos y regulaciones desarrollados por el propio equipo de trabajo que los usará y expertos en la materia, a la medida.

Todos estos procedimientos que he mencionado ya son parte de los ciclos para certificaciones de calidad en la gestión, y quería traerlo a la mesa desde la perspectiva de la redacción técnica como herramienta de gestión de proyectos, visualizando que existe un nicho de trabajo dentro de las carreras STEM como redactores técnicos y que aún tenemos mucho camino que recorrer, así que, letras a la obra.